Đăng ký chữ ký số, dịch vụ đăng ký chữ ký số

Hóa đơn giành cho doanh nghiệp

Hóa đơn là giấy tờ quan trọng trong công việc giao dịch giữa các doanh nghiệp và cả trong việc kê khai thuế với các cơ quan thuế. Việc kiểm soát và lưu trữ hóa đơn luôn là công việc gây khó khăn với người làm kế toán bởi nó luôn bị kiểm soát chặt chẽ bởi các cơ quan tổng cục Thuế.

Khái niệm hóa đơn

Hóa đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá được liệt kê đầy đủ và chi tiết trên tờ giấy đó. Hóa đơn được bên bán phát hành và gửi cho bên mua. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như qua con dấu hoặ chữ ký của mình để chứng nhận hoàn thành công việc giao dịch. Khi đó hóa đơn sẽ có tác dụng giống như biên lai hay là giấy biên nhận. Ngày nay hóa đơn giấy đang dần được thay thế bằng hóa đơn điện tử cho các hoạt động kinh doanh, giao dịch của doanh nghiệp. Với những hiệu quả tích cực hơn và khả năng sử dụng một cách linh hoạt.

Chi tiết thông tin về hóa đơn

Một mẫu hóa đơn thông thường

Thông tin xác nhận giao dịch thực hiện : loại hóa đơn, số hóa đơn có thể chứng nhận là hóa đơn được in, phát hành một cách hợp pháp bởi các tổ chức, cá nhân. Xác định bởi chữ ký của bên bán và bên mua.

Thông tin về người bán : tên cửa hàng, tên dịch vụ / sản phẩm cung cấp, địa chỉ để kiểm tra và trao đổi thông tin.

Thông tin về hàng hóa dịch vụ buôn bán cung ứng : tên, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT và tổng số tiền cần thanh toán.

Thông tin người mua : tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch, hình thức thanh toán.

Ngoài ra các tổ chức, cá nhân kinh doanh có thể bổ sung thêm các thông tin khác để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình. Các tiêu chí cần phù hợp với thuần phong mỹ tục Việt Nam và đảm bảo những quy định về mặt đạo đức kinh doanh và đúng với yêu cầu của pháp luật.

Các bước phát hành hóa đơn

Thủ tục đặt in hóa đơn

• Bước 1: Làm đơn đề nghị phát hành hóa đơn : Sau khi có giấy phép kinh doanh, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp làm thủ tục thông báo và khai thuế ban đầu với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trong vòng 5 ngày sau khi tiếp nhận đơn cơ quan thuế quản lý trục tiếp sẽ xuống  trụ sở doanh nghiệp để xác minh về việc phát hành hóa đơn. Nếu đủ điều kiện cơ quan thuế sẽ cấp cho doanh nghiệp một giấy xác nhận đủ điều kiện in hóa đơn.
• Bước 2: Tìm nhà in : Sau khi đã được cơ quan Thuế thông qua, bước tiếp theo là các bạn tìm nhà in. Doanh nghiệp nên tìm nhà in có uy tín, chất lượng. Nhà in phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in.
• Bước 3: Chọn mẫu hóa đơn : Mẫu hóa đơn của doanh nghiệp cần phải đảm bảo. Có tên doanh nghiệp, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ của doanh nghiệp. Tên hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn. Nội dung ghi trong hóa đơn phải rõ ràng, mạch lạc, không tẩy xóa. Thể hiện được đơn giá và thành tiền. Chữ ký (của doanh nghiệp và khách hàng).
• Bước 4: Làm hồ sơ đặt in : Sau khi đã thống nhất về mẫu hóa đơn. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh cần chuẩn bị các giấy tờ sau để làm hợp đồng in. Giấy đăng ký kinh doanh (Bản sao có công chứng). Giấy giới thiệu (Ghi tên người được cử đi thanh toán). CMT photo của Giám đốc doanh nghiệp. CMT của người đi đặt in hóa đơn
• Bước 5: Thanh lý hợp đồng in : Sau khi đã nhận xong hóa đơn đặt in và thanh toán với doanh nghiệp in phải tiến hành thanh lý hợp đồng với nhà in. Bên in hóa đơn xuất trình hóa đơn đỏ cho doanh nghiệp có căn cứ ghi chi phí phát sinh trong kỳ.
• Bước 6: Làm thủ tục đăng ký phát hành : Doanh nghiệp phải tiến hành làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn và mẫu hóa đơn tại cơ quan thuế hoặc gửi qua mạng. Sau 5 ngày kể từ ngày thông báo hóa đơn doanh nghiệp mới được phép phát hành hóa đơn.

Hiện nay việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy qua hóa đơn điện tử giá rẻ đã trở lên thông dụng hơn và được áp dụng nhiều hơn. Tuy nhiên không thể phủ nhận vai trò của hóa đơn giấy trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế loại hình hóa đơn này vẫn được sử dụng song hành bên hóa đơn điện tử. Mặc dù đang dần được giảm bớt với các chính sách mới của Bộ Tài Chính.

Xem đầy đủ : Hóa đơn giành cho doanh nghiệp